İnsan kaynakları veya personel yönetim sistemleri içerisinde kesinlikle önemli bir yere sahip bir modül de izin yönetimidir. İzin yönetimi işletme içerisinde çalışan personelin yıllık zorunlu ya da ücretli izinlerinin yönetilmesini, planlanmasını ve arşivlenmesini içeren gelişmiş bir modüldür. Özellikle birden fazla çalışan çalıştıran işletmelerde sistemin aksamaması, düzenli bir planlama çerçevesinde görevlerin sürdürülmesi açısından bu modül oldukça önemli bir yere sahiptir. Ek olarak çalışanlar arasında adil bir izin süreci gerçekleştirmek için de bu modül işletmelere büyük katkı sağlar. Aksi taktirde düzensiz bir yönetim, personel arasında tutarsızlık ve verimin düşmesine yönelik sıkıntılar meydana gelebilir.
İzinlerin Sisteme İşlenmesi
Bu modülde personel yöneticileri ya da personelin kendisi izin taleplerinin girişlerini yaparlar. Bu talepler yöneticiler tarafından onaylanabilir ya da değiştirilebilir veya red edilebilir. Bu süreç tamamen online olarak işler ve hatasız bir akış ortaya çıkar. İnsan kaynakları yazılımlarında izin girişleri yapmak, onaylamak ya da değiştirmek oldukça kolaydır. Özellikle fazla çalışanı bulunan şirketlerde karışıklığı önlemek, gün takiplerini sağlamak ve personel arasında dengeyi sağlamak için mutlaka bir insan kaynakları yazılımı kullanılması gerekir.
İzin Talepleri
İşletme çalışanları kendilerine verilen kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yaparak izin taleplerini oluştururlar. Bunu yaparken sistem üzerinde kalan izin gün sayılarına uygun bir talepte bulunabilirler. Aynı zamanda talep girişi sırasında onaylanmış diğer personel izinlerine dair boşluk zamanları görebilir ve belli alanlarda seçim yapma gibi özellikler de sunulabileceğinden çakışma gibi durumların da önüne geçilmiş olur.
İznin Departmana Ulaşması
Çalışanlar izin taleplerini sisteme giriş yaptıktan sonra bu kayıt ilgili departmana ulaşır. İlgili departmanın yöneticisi bu talebi görüntüler ve üzerine onay, değişiklik ya da red kararı verebilir. Yönetici sonucu da anlık olarak personelin ekranına düşer. Eğer izin talebi onaylanırsa sistem izin sürecini yazılımsal anlamda başlatır ve tüm kayıtlarını oluşturur. Geçmiş talepler ve onaylara dair işlemler de görüntülenir. Sadece yıllık izin süreci değil, idari izinler, mazeret izinleri gibi süreçler de kolaylıkla yönetilebilir.
İzinlerin Takibi
İşletme içerisinde hem personel kendi izinlerini hem de yöneticiler çalışanların izin durumlarını kolayca görüntüleyebilirler. Çalışanlar kendi, yöneticiler ise yetkisi olduğu tüm çalışanların kullandığı izinleri, kalan izin günlerini istedikleri an raporlayabilir ve gözlemleyebilirler. İzinlerin düzenli ve anlık olarak takip edilebilmesi hem personel hem de yöneticiler açısından oldukça değerlidir. Bu takip süreci sonradan meydana gelebilecek planlama hatalarını ya da izin çakışma gibi sorunları ortadan kaldırır. Örneğin bir yönetici belli dönemler için girilen izin taleplerine göre programlama yapabilir ve dönemsel yoğunluk öngörülen durumlar için de önceden planlama yaparak aksiliklerin önüne geçebilir.
Her İşletmenin Kullanması Gereken Yazılımlar başlıklı blog içeriğimiz de ilginizi çekebilir.
Çalışanların İzinlerini Görüntüleyebilmesi
Her bir personelin kendine ait kullanıcı adı ve şifresiyle sisteme giriş yaparak izin yönetimi sistemini kullanabilmesi mümkün olmaktadır. Personel kendisine ait alanda izin talep girişini yapabilir, geçmiş izinlerini görüntüleyebilir, talepler, onaylar ve red alan girişleri görebilir. Aynı zamanda kendisine ait tüm izin süreçlerinin bir dökümü ve kalan gün sayısına dair bilgilere ulaşabilir. bu süreçte kalan izin gün sayısı ile yasal süreçlerden doğan haklarını da sistem üzerinden inceleyebilir.
Zeops’tan Otellere Özel İnsan Kaynakları Çözümü yazımızı da inceleyebilirsiniz.
Yöneticilerin Çalışan İzinlerini Görüntüleyebilmesi
Şirket içerisindeki yöneticiler hem kendilerine ait kullanıcı adı ve şifrelerle kendi izin dönemlerinin yönetimini yaparak, izin girişi yapabilirler; hem de kendilerine bağlı bulunan tüm personelin izin verilerini yönetebilirler. Sisteme girilmiş olan izin taleplerini görebilir, planlama ve çakışmaları kontrol edebilir, izin dönemi verilerini güncelleyebilir ve de onay-red verebilirler. Bununla beraber her bir personelin ayrı ayrı yıllık izin haklarını görüntüleyebilir ve bu sayede karmaşaya izin vermeden süreçleri yönetebilirler.
İzin Yönetiminin İşletme için Önemi
İşletme içerisinde düzenli bir işleyişin sağlanması, çalışma veriminin artışı ve düzenine yönelik çalışma yapılabilmesi için, ister 1 çalışan ister 100 çalışan olsun, çalışma sürecinden doğan hakları takip etmek ve belli bir düzen sağlamak oldukça önemlidir. Aksi taktirde personel arasında istenmeden de olsa haksızlıklar yaşanabileceği gibi kişisel izin süreçlerinden doğan bir karmaşa yaşamak da mümkün olabilecektir.
İzin yönetimi yazılımı ile süreçlerin takip edilmediği bir işletme içerisinde özellikle yoğun iş dönemlerinde personel eksikliği yaşanabilir. Günlerin takip edilmemesinden kaynaklı eksik yada fazla izin kullandırımı söz konusu olabilir ve bu muhasebesel anlamda da karışıklıklara yol açabilir. Bir yazılım kullanmak dışında elle yada excel dosyaları ile bu verileri tutmak da hem gereksiz iş yüküne neden olur; hem de günümüz teknolojisinde oldukça amatör bir durum olacaktır. Bir bilgisayar içerisinde bir dosyada tutulan bu derece önemli verilerin, bilgisayarın bozulması, çalınması, herhangi bir durumda erişimin kaybolması gibi riskler altında olması da kaçınılmazdır.
Tüm bu sebeplerden ötürü her işletmenin izin takibi ve yönetimi için bir yazılım kullanması, gerektiğinde 10 yıl öncenin bile verilerinin erişilebilir olması, profesyonel bir işletmenin sahip olması gereken bir konfordur.
İzinlerin Arşivlenmesi
Sistem dahilinde tüm geçmiş ve gelecek izinler kayıt altına alınarak arşivlenir. Yani hem çalışan hem de yöneticiler istedikleri an istedikleri zamana ait izinleri sorgulayabilir.
Gereklilik yaşandığı her an sistemden dönemlik, yıllık, belki 5 yıl 10 yıl öncesine ait verilerin görüntülenebilir olması, diğer yöneticilerle paylaşılabilir olması, firmanın ilerleyen süreçlerde yaşayabileceği yasal süreçlerde de verilerin kullanılabilir olması gerekir. Bu da sistemsel anlamda izin kullanma konusunda yaşanan aksaklıkların önüne geçer. Yeni nesil insan kaynakları yazılımları bulut tabanlı olduklarından tüm bu kayıtların yedeği alınır ve olası bir veri kaybının önüne geçilmiş olur. Böylece manuel bir veri saklama sistemine göre hem çok daha az vakit harcanır; hem de daha profesyonel bir yönetim sistemi içerisinde veriler saklanmış olur.
Yedekleme ile ilgili önerilen içerik: Yazılım Yedekleme Nedir, Neden Önemlidir?
Zeops İzin Yönetim Modülü
Zeops olarak sunduğumuz bulut tabanlı insan kaynakları yazılımında gelişmiş bir izin yönetimi modülü bulunmaktadır. Tüm bahsettiğimiz özellikler ve daha fazlasını sistemimiz üzerinden gayet pratik bir şekilde kullanabilir ve bu sayede işletmeniz içerisinde izin süreçlerini sağlıklı bir şekilde yönetebilirsiniz. Küçük, orta ve büyük tüm işletmeler için çeşitlilikler sunan bu modülü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
