Görev Yönetimi (Gözde)

Görev yönetimi küçük-büyük tüm işletmeler için gereken önemin verilmesi gereken bir çalışmadır. Personel arasında iş dağılımı yapabilir ve bu düzeni sağlayabilirsiniz elbette. Ancak işletmenizi büyütmek daha profesyonel adımlar atabilmek için bu süreci bir görev yönetimi yazılımı ile takip etmek daha sağlıklı ve profesyonel olacaktır.

Şirket içerisinde tüm personelin görevlendirmesini ayrı tutabilir ve süreç takiplerini kolaylıkla yapabilirsiniz. Uzun soluklu projeler için daha da önem kazanan görev yönetimi her bir çalışma departmanına yönelik ayrı şekilde ayarlanabilir ve departman içerisindeki bölümlerde de personel sayısına göre görev dağılımı oluşturabilirsiniz. Görev dağılımı sonrasında işleyişin aşamalarını belirleyebilir ve her süreç için geri bildirimler alabilirsiniz.

Çalışma düzeninin bir yazılım tarafından takip edilebiliyor oluşu personelinizin de işini kolaylaştıracaktır. Hem şirket geneli hem de kendisine ait iş yükümlülüklerinin görüntülenebilir ve sistemden takip edilebilir olması, personelin istemeden de olsa kimi zaman yoğunluk kimi zaman bilgi kopukluğu kaynaklı olarak belirli işleri atlamasının da önüne geçecektir. Bu süreç içerisinde bu tür aksiliklerden kaynaklanabilecek müşteri memnuniyetsizliğinin de önüne geçmiş olursunuz.

Personel kendi üzerine atanmış olan işlere dair tüm süreçleri görebilir, gerekli işlem takiplerini görüntüleyebilir, sonrasında bir işlemden sonra kendisine dönecek çalışmayı yeniden takip edebilir, gerekli notlar ekleyebilir ve yöneticisine iletebilir.

Sürecin tüm aşamalarında projeye dahil olan personelin verileri eposta ile alabilmesi mümkün olduğu gibi, dilediği zamanlarda sistem üzerinden kontrol ederek de bilgi edinebilir.

Sıcak çalışma sürecinde özellikle önem taşıyan bu görev yönetimi, ilerleyen zamanlarda projeye katkı sağlamış personelin verilere ulaşabilmesi için de önem taşıyacaktır.

Görev Yönetimi Yazılımı

Tüm bu çalışma düzeni içerisinde personel ve yöneticilere ait hiyerarşik bir düzende, görev verilerinin girişinin ve görev aşamalarının eklenebileceği, görev yönetici ve personelinin tanımlanabileceği, personel arasında ve personel yönetici arasındaki onay mekanizmasının kurulabileceği sistemler görev yönetimi yazılımı olarak adlandırılmaktadır. Görev yönetimi yazılımı kullanırken ihtiyaçlarınıza uygun veri seçeneklerine sahip olup olmadığını incelemeniz, programın ihtiyaçlarınızı karşılaması ve düzenli bir yönetim politikası kurgulayabilmeniz açısından oldukça önemlidir.

Şirket içerisinde yapılacak çalışmaları yönetirken iş planının net olması, görev süreçleri ve sorumluluklarının belirgin olması ve bu sistemin yazılım aracılığıyla takip ediliyor olması çalışma verimini de arttıracaktır. Çalışma verimi arttıkça personel içerisinde üretkenlik de artacak ve bu da firmanın çalışma düzeninin olumlu yönde ilerlemesine katkı sağlayacaktır.

Görev yönetimi yalnızca yapılacak işler listesi olarak düşünüp basite indirgemek yanlış olacaktır. Tüm bir iş sürecinin takip edilmesi, görev dağılımının yönetilmesi, uyarı sistemi ve süreç yönetimi ile teslim konusunda bir aksama yaşanmadan ya da kişisel sebeplerden kaynaklı hataların tüm bir projeyi etkilemeden önlem alınması ve sürecin sağlıklı yönetilmesine de katkısı olacaktır. Çünkü program her bir görevi ayrı ayrı değerlendirmeye alabilecek, geldiği noktayı, geldiği nokta için ilerlediği noktayı ve sonuçlanma adımlarının sürecini de göstererek düzenli bir iş planına sahip olmanıza yardımcı olacaktır.

Bu süreç beraberinde planlanan iş süreçlerini de yazılım bünyesinde tutabileceğinizden gelecek dönem iş planlamaları için de bir düzen oluşturulabilmektedir. Böylece proje çalışmalarında yaşanabilecek çakışmalar ya da yetersiz personel bulunması gibi durumların da önüne geçilmiş olacaktır.

Bildirimlerin de sistem tarafından takip edilebileceği düşünüldüğünde proje süreç paylaşımı farklı lokasyonlarda bulunan personel tarafından da oldukça pratik bir şekilde yönetilebilecektir. Aynı zamanda proje paylaşımlarını personel ya da yöneticinin talep edebilmesi, paylaşımı eposta ile otomatik olarak raporlayabilmesi de iş yoğunluğunu düzenleyecek ve süreçleri kolay yönetmenizi sağlayacak önemli bir özelliktir.

İletişimin kesintisiz ve düzenli olarak sağlanabilmesi işletme içerisindeki en basit işten en kapsamlı işe kadar doğru bir yönetim ortaya çıkaracak ve iş akışının veri kaybı olmadan işlemesini de sağlayacaktır.

Tüm bu görev yönetimi yazılımının takip edilebilir aşamaları, işletmeye yeni projeler için bir planlama da sunacaktır. Geçmiş projelerin yönetim süreçlerini, projede çalışan personeli, çalışılan zaman ve yapılan işlemlerin istatistiksel verisini raporlayarak bir sonraki projelerde bu zaman planlamalarından da yararlanabilmeniz mümkün olacaktır. Elinizdeki verilerden elde edeceğiniz detaylara göre bir önceki projede varsa yaşanan aksaklıkları öngörebilir, sonraki süreçte bunların yaşanmaması için yeni planlamalar yapabilir, personelin kendi görevi konusundaki yetkinliğini ve verimini ölçebilir, iş planını bu verilere göre hazırlayarak, sonraki süreçte personel verimini de arttırabilirsiniz. Projede çalışan personel ve yöneticilerin bu sayede daha etkin olabildiği alanları da görebilir ve proje görevlendirmesinde bu etkinliği kullanarak hem işletme hem de personel açısından kazanç olacak durumları belirleyebilirsiniz.

Olumlu kısımlar dışında olumsuz kısımları da bu veriler sayesinde gözlemleyerek tekrar yaşanmaması adına yeni süreçler izleyebilirsiniz.

Zeops Görev Yönetimi Modülü

Zeops görev yönetimi modülünü kullanarak saydığımız tüm özelliklerin kolaylıkla kullanımını işletmenize kazandırabilirsiniz. Modül içeriği oldukça kapsamlı ve bu noktada tüm işletmelerin ihtiyaçlarını karşılayacak özelliklere sahiptir. Yazılım ihtiyaçlarınızda görev yönetimi modülüne de yer vererek profesyonel alanda çalışma süreçlerinizi daha konforlu şekilde yönetebilirsiniz.