İzin Yönetimi

İyi ve verimli bir şekilde yönetme süreci olma özelliğine sahiptir. Bu durumun oldukça önemli bir yapıya sahip oluşunun temel nedenleri; işverenlerin bazı zamanlarda çalışanları arasında adil olmadığı durumların meydana geliyor oluşunun gözlenmiş olması, çalışanlar arasında adil bir izin dağılımının sağlanmaya çalışılması ve kişilerin iş esnasında sahip oldukları verimliliğin arttırılmasına destek olunması noktasında adım atılmasıdır. Bu noktada izin yönetim sürecinin ve aynı zamanda da çalışanların tatil taleplerini ele alma öte yandan da yönetme sorumluluğu, denetçilerin, İK personelinin ve iş gücü yönetimi personeline ait olarak gündeme gelmektedir. İzinlerin doğru bir şekilde takip edilmesi; izin hakkı ve bu konu hakkındaki yasal noktalardaki hataları ortadan kaldıracak veya en aza indirecektir. Bu yüzden izin yönetim süreçlerini düzenli ve doğru bir şekilde takip edilmesinin büyük avantaj sağlayarak meydana gelebilecek sorunları önceden engellediği bilinen bir gerçektir.

Bu bağlamda planlanmamış veya son anda ortaya çıkan izinler, iş esnasında son teslim tarihlerinin ve hedeflerin gecikmesine ya da iş sürecinin aksamasına neden olabilmektedir. İzin yönetim sürecini doğru bir biçimde gerçekleştirmek, meydana gelebilecek her türlü olay ve durum karşısında hazırlıklı olunmasını sağlarken aynı zamanda da hiçbir sürecin aksamamasına yardımcı olur. Dolayısı ile izin yönetimi sayesinde acil durumlar ve planlanmamış izinler için kadro yönetimi, geçici yerleştirmeler, misafir katılımı vb. durumlar zamanında düzenlenebilir. Bunun yanı sıra çalışanların uzun izinlerini önceden planlamaları gerekir ve izinleri yönetmek, çalışma durumunu önceden düzenlemek için modern, otomatikleştirilmiş bir sisteme sahip olmak, çalışanların sahip oldukları iş yükünü azaltmada etkin ve son derece işlevli bir rol oynayarak önümüze çıkar. Etkili bir izin yönetimi hizmeti kullanmak, izin takibini daha kolay ve daha doğru hale getirecek dolayısı ile de süreci hem yetkili hem de çalışan açısından zorlaştırmayacaktır. Yönetim, izin taleplerini izlemek ve yanıtlamak için izin yönetimi sayesinde çok daha az zaman harcar ve sistem şirket genelinde doğru kayıtları tutacağından ötürü bilgi yanlışlığının önüne geçilmesi sağlanır. Böylece izin toplamlarını kolayca kontrol edebilir, gelecek ve acil durum planlamaları yapabilir, süreçlerin yasal uygunluğu noktasında da bilgilere erişebilirsiniz.

Özel Onay Akışları ve İzin Kuralları

Her şirketin özel onay akışları ve izin kuralları noktasında birbirinden farklı aynı zamanda da yüksek öneme sahip prensipleri bulunmaktadır. Ancak bu noktada değişmeyen kuralların olduğu da göz ardı edilmemelidir. İzin yönetimi sürecinde çalışanlar izin taleplerini belirledikleri yöneticilere ilettikten sonra firmaya özel onay sürecini oluşturabilme imkanını elde eder. İzin talebi ile ilgili onaylar dilediğiniz departmana veya yöneticiye gönderilebilmektedir. Bu sayede tüm departmanların ve çalışanların sistemi sorunsuz ve çok kolay bir şekilde kullanabilmesi noktasında destek sağlanır. Bu durum, tüm çalışanlar açısından büyük bir avantaj sağlarken aynı zamanda da iş kolaylığı noktasında da önemli bir rolü üstlenmektedir. İzin yönetimi süreci içerisinde gerçekleştirilmesinde fırsat tanınmış olan bu noktalarda izin yönetiminden destek alınmasının faydaları oldukça kolay bir biçimde gözlemlenebilecektir.

İzinlerin Raporlanması ve İzin Formları

İzin sürecinin çalışan için başlamasının öncesinde, bu kişinin şirket tarafından verilmiş olan izin formunu doğru ve aynı zamanda da eksiksiz bir şekilde doldurması gerekmektedir. Ardından yetkili kişiye teslim edilen bu belge, yetkili kişi tarafından gerçekleştirilecek olan bir onay sürecine dâhil olmuş olmaktadır. Bu noktada izne verilecek onay ya da ret tamamı ile bu kişinin elindedir. Yetkili kişi tarafından bir onay alınması halinde onaylanan izin formlarının çıktısı alınarak imzalanıp sorumlu kişi tarafından arşivlenebilir. Mesai planında izne çıkan personelin izinli olduğu ve bu personele ait bilgiler tüm departmanlar tarafından görünürken aynı zamanda da sorgulanabilmektedir. Böylelikle meydana gelmesi olası olan herhangi bir karışıklığın önüne geçilmesi sağlanırken bu sayede de sorunlar meydana gelmeden çözülmüş olur. İzinli veya raporlu olan çalışana herhangi bir iş ataması veya görevlendirme yapılması ise söz konusu değildir. Çalışan tarafından kullanılan tüm izinler ile (mazeret izni yıllık izin vb.) ilgili olarak detaylı raporlamalar sınırsız kırılımda alınabilir.